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02Lug 2019

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Amministrazione come gestirla con un Erp

amministrazione cime gestirla

Aziende e amministrazione come gestirla grazie a un ERP.
La parte di un’azienda preposta all’amministrazione di una impresa rappresenta il cuore pulsante di ogni organizzazione in quanto incaricata di rilevare, elaborare e gestire tutte le informazioni collegate all’attività economica e finanziaria.

L’area amministrativa infatti gestisce non solo tutti i flussi finanziari collegati  ai movimenti contabili di una impresa ma ne gestisce anche tutti gli adempimenti fiscali e telematici.

Amministrazione come gestirla attraverso un ERP

Proprio per la complessità della materia, l’attività di un ERP diventa fondamentale per le aziende proprio per il carico di lavoro che un software ERP è in grado di gestire in autonomia.

 

A tal proposito è bene chiarire la differenza tra Gestionale ed ERP, due concetti attinenti ma con una differenza importante e sostanziale.

Differenza tra gestionale ed ERP

Spesso si tende a confondere questi due applicativi che invece sono differenti proprio per il livello di interazione che tendono ad avere con le organizzazioni: vediamo insieme il motivo per cui esiste questa differenza che è bene tenere presente.

Mentre un software gestionale tende soprattutto a raccogliere e consuntivare informazioni nelle diverse aree di gestione un ERP è parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda: li controlla, li gestisce e propone anche cosa fare e quando è consigliabile eseguire certe attività.

Un ERP è in grado non solo di elaborare i dati ma proprio sulla base di questa elaborazione è in grado di suggerire cosa e quando acquistare, da quali fornitori, e cosa e quando avviare la produzione. Logicamente tutto questo può avvenire sulla base di scelte di automazione programmate dal personale incaricato.

Per poter fare questo l’ERP utilizza ovviamente molte più informazioni: ad esempio quali lavorazioni, componenti o materie prime sono necessari per produrre un articolo, quali le giacenze dei magazzini lungo l’arco temporale, quali le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, quali i costi o i tempi di approvvigionamento (tempi totali di produzione o acquisto), ecc.

Un ERP inoltre può essere configurato sulle reali esigenze dell’impresa mentre un gestionale tende a svolgere la sua funzione solo per l’obiettivo per il quale è stato realizzato.

Le operazioni svolte dal comparto amministrativo sul software gestionale ERP sono numerose ed estremamente diversificate, essenziali per il corretto funzionamento dell’azienda.

software erp business cube

Gestione Area Amministrativa

Il software gestionale Business Cube di NTS permette di assolvere in maniera efficace e precisa tutte le attività amministrative e fiscali di una moderna azienda, fornendo un programma gestionale performante e integrato con tutte le altre aree aziendali.

Per quanto riguarda l’area Amministrativa, che stiamo prendendo in esame in questo articolo,

un ERP svolge varie funzioni e gestisce varie operazioni in autonomia aiutando l’operatore nello svolgimento della sua finzione amministrativa:

Vediamo nel dettaglio tutte le aree amministrative in cui un ERP svolge la propria funzione e come.

Vedremo come Business Cube, ERP di NTS Informatica  di cui Team Memores è Partner, intervenga nelle avarie funzioni amministrative di una azienda gestendo le varie situazioni contabili, amministrative e fiscali attraverso i vari moduli presenti nel software che consentono l’amministrazione come gestirla

Gestione dell'anagrafica

La funzione di Anagrafica Generale, comune a tutte le ditte, rappresenta l’archivio di tutti i soggetti coinvolti e interessati dall’amministrazione come clienti, fornitori, percipienti, ditte.
La gestione dei dati anagrafici registra la storia delle modifiche anagrafiche memorizzando le variazioni in base ad una data di validità.
Il modulo consente inoltre di creare bilanci e partitari consolidati.

flusso di documenti in un ERP

Contabilità generale, semplificata e iva

Nel software di contabilità il piano dei conti e le causali contabili, completamente parametrici, consentono di scegliere l’approccio migliore in relazione alle esigenze di piccole e di grandi aziende.

Il piano dei conti può essere collegato ad una struttura organizzata su più livelli per la redazione del bilancio. È possibile eseguire operazioni di inserimento, modifica, annullamento delle registrazioni contabili attraverso specifici strumenti di immissione: da prima nota, da scadenzario, da distinta e presentazione effetti (oppure da magazzino).

Gestione incassi e pagamenti

Una particolare funzionalità del software di contabilità consente di gestire automaticamente gli incassi e i pagamenti differiti, ovvero un archivio dei titoli ricevuti e emessi che rappresentano contabilmente incassi e pagamenti, che avranno la loro manifestazione contabile in periodi successivi.
Il programma di contabilità consente di registrare nuovi titoli, generando la registrazione contabile di ricevimento o emissione degli stessi in Prima Nota Integrativa (provvisoria), di dichiarare l’avvenuta maturazione e scadenza del titolo, generando la registrazione contabile definitiva (chiusura partite e scadenze originarie su cliente e fornitore) e di cambiare status al titolo quando viene ritirato prima della scadenza, o presentato in banca.

Gestione dei Cespiti

Il programma Cespiti è dedicato alla gestione dei beni ammortizzabili ed è totalmente integrato con il software di Contabilità Generale e Semplificata.
L’applicativo consente di gestire i regimi di ammortamento fiscale e civilistico. La gestione anagrafica dei cespiti consente di associare ad ogni cespite la relativa categoria, classe, ubicazione di inventario e i dati tecnici. L’anagrafica di ogni cespite è comprensiva di dettaglio storico per singolo esercizio sui regimi di ammortamento fiscale e civilistico.

Ritenuta di acconto e certificazione unica telematico

Il modulo Ritenute d’Acconto permette di gestire gli adempimenti dell’azienda nel suo ruolo di sostituto d’imposta ai fini delle imposte dirette (ritenute IRPEF), in particolar modo per quanto riguarda i compensi di lavoro autonomo attribuiti ad agenti e professionisti.
L’inserimento e manutenzione dei compensi elargiti e relativi pagamenti, può essere effettuato contestualmente al rilevamento del compenso oppure al ricevimento di fattura di agenti e professionisti. Possono inoltre essere gestiti gli avvisi di parcella.
Il modulo di Certificazione Unica Telematico permette di generare il file da trasmettere ai percepienti e all’Agenzia delle Entrate.

Intrastat

Quando parliamo di amministrazione come gestirla e come facilitare il lavoro degli operatori non possiamo non considerare tutte le pratiche che riguardano l’emissione di moduli e documenti da trsmettere.
Il modulo Intrastat consente la gestione e produzione dei file INTRA da trasmettere alla dogana, nonchè le relative stampe di controllo con gestione degli elenchi mensili, trimestrali ed annuali.
L’inserimento dei dati relativi alle transazioni si può effettuare da immissione Prima Nota o direttamente dalla gestione di Magazzino.

Dichiarazioni di intento

Il modulo software per la gestione delle Dichiarazioni d’Intento è particolarmente indicato agli esportatori abituali e consente di avere sotto controllo tutte le attività collegate alla normativa: dalla generazione delle lettere di dichiarazione di intento da inviare ai fornitori alla ricezione delle ricevute da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Il programma controlla il livello di plafond utilizzato e tramite notifiche configurabil e allerta l’utente nei casi di utilizzo del plafond in maniera eccedente rispetto l’ammontare disponibile.

Il modulo software per la gestione delle Dichiarazioni d’Intento è particolarmente indicato agli esportatori abituali e consente di avere sotto controllo tutte le attività collegate alla normativa: dalla generazione delle lettere di dichiarazione di intento da inviare ai fornitori alla ricezione delle ricevute da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Il programma controlla il livello di plafond utilizzato e tramite notifiche configurabil e allerta l’utente nei casi di utilizzo del plafond in maniera eccedente rispetto l’ammontare disponibile.

Adempimenti fiscali

Il software gestionale ERP è costantemente aggiornato alle normative fiscali e telematiche, quali ad esempio:
– Comunicazione Fatture Emesse e Ricevute
– Comunicazione Liquidazioni Periodiche IVA
– Registro Cronologico per la Repubblica di San Marino
– Gestione F24 Telematico
– Certificazione Unica Telematica
– Tessera Sanitaria Telematica.

Acquisizione controllo di gestione

Il modulo consente di velocizzare le operazioni di inserimento e verifica dei dati anagrafici di un’azienda, utilizzando i dati del Registro Imprese messi a disposizione dai servizi Cribis D&B, società del Gruppo CRIF fortemente specializzata nella business information. Il modulo, in presenza di una connessione a internet, permette all’utente di effettuare sulle anagrafiche clienti, fornitori e lead (se attivo il modulo CRM) un numero di ricerche annuali illimitate.
servizi Cribis D&B di arricchimento anagrafiche sono inclusi nel canone di assistenza annuale del modulo del software ERP Business.

Collegamento a sistemi di affidabilità dei clienti

Il modulo di collegamento consente di trasferire, da Business ai servizi di affidabilità delle imprese (PayLine Decision di Cerved Group Spa o iTrade/PowerMonitor di Cribis D&B), le anagrafiche e le scadenze aperte e chiuse dei clienti italiani, e di ricevere dagli stessi una serie di informazioni, sintetiche e di dettaglio, circa l’affidabilità e lo score dei clienti.

Conclusioni sul tema Amministrazione come gestirla grazie a un ERP

L’ERP che Team Memores può mettere a vostra disposizione e i moduli previsti per gestire ogni possibile situazione possono essere oggetto di opportune valutazioni in base a vostre specifiche esigenze.
In questo articolo abbiamo affrontato tutti i vari tipi di applicazione previsti.

Team Memores e il suo staff è a disposizione per valutare e consigliarvi ogni possibile soluzione implementabile su specifiche esigenze… chiedi a Team Memores!

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