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20Giu 2019

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Come gestire una azienda e le attività del personale con un ERP

come gestire una azienda

Come gestire una azienda in un mondo costantemente connesso ai flussi di dati e informazioni? Per farlo è necessario operare avendo ben chiaro un piano e un percorso con un costante aggiornamento dei prodotti e delle soluzioni impiegate.
La scelta diventa importante perchè non si tratta solo di individuare l’applicativo migliore, ma si tratta soprattutto di trovare quello in grado di garantire un’evoluzione continua al passo con il mercato, con il progresso informatico e l’evoluzione delle normative spesso soggette a modifiche in quanto frutto di un contesto sempre più globalizzato.

Come gestire una azienda e le attività del personale con un ERP

L’importanza di un ERP efficiente e la garanzia di sviluppo nel tempo

Le attività di una azienda e prerequisiti di un ERP

In questo articolo che aprirà a più temi, impareremo a conoscere i vari campi di applicazione di un ERP per capire come una soluzione innovativa in grado di rispondere tutte le molteplici esigenze di una organizzazione, possa aiutare tutta l’azienda ad organizzare e supervisionare ogni attività interna migliorandone l’organizzazione e la produttività. E’ necessario che ogni funzionalità sia pensata per affiancare l’operatore in qualsiasi funzione esso debba svolgere, supportandolo nelle sue attività quotidiane attraverso l’utilizzo di un programma pensato con precisione funzionale ed estetica.

In questo articolo impareremo a conoscere le caratteristiche di un ERP e su quali attività interviene analizzandole una per una, per capire come gestire una azienda e quale impatto possa avere un ERP sull’attività quotidiana di un operatore.
Prima di scendere nello specifico delle attività svolte dai vari reparti all’interno di una azienda è bene ricordare che un ERP deve, oltre che rispondere a precise esigenze operative rispettare alcuni prerequisiti, fondamentali per svolgere al meglio la sua funzione.

User Experience – ll modulo Datawarehouse di Business Cube progettato per l’analisi dei dati

In tal senso uno degli aspetti fondamentali per permettere all’operatore un facile e immediato utilizzo del sistema è la USER EXPERIENCE di cui abbiamo già approfondito il tema in questo articolo.

Vi ricordiamo in questo passaggio solo l’aspetto preponderante della questione che include elementi quali la semplicità d’utilizzo, l’efficienza del sistema, l’attenzione alle necessità di business e marketing. Si tratta di un ambito complesso cui le aziende devono dedicare particolare attenzione.

Detto ciò il secondo punto dei fondamentali pre requisiti inerenti la gestione dei vari reparti di una organizzazione è il cosiddetto WORKFLOW, flusso di lavoro, in parole povere il flusso dei dati derivanti da ogni attività.

In ambito aziendale, la gestione dei gruppi di lavoro viene attuata utilizzando i modelli processuali. Un processo di WorkFLow è formato da una o più attività, collegate tra loro, dove ogni attività contribuisce, in connessione con le altre, al raggiungimento di uno specifico obiettivo comune.

Da non sottovalutare inoltre, ricollegandoci alle problematiche inerenti l’aggiornamento e le modifiche delle norme legislative, la conformità alle normative inerente la sicurezza dei dati, aspetto di particolare rilievo quando si parla di ERP.

Per supportare le aziende in tale ambito è fondamentale dotarsi un applicativo in grado di adeguarsi prontamente a tali modifiche, come nel caso recente del GDPR e le normative entrate in vigore per la protezione dei dati. In questo caso si rende necessario il potenziamento della  sicurezza dei programmi e la protezione dei dati gestiti all’interno dell’applicativo mettendoli al riparo da qualsiasi minaccia garantendo il rispetto delle normative vigenti.

Dopo questa breve ma doverosa premessa su aspetti fondamentali per un ERP come User Experience e WorkFlow e Sicurezza Dati, possiamo ora approfondire le tematiche inerenti le vere e proprie attività aziendali nei suoi diversi reparti, attività su cui interviene il software ERP agevolando e facilitando l’attività di ogni operatore.
Nel caso vogliate approfondire il tema inerente i prerequisiti fondamentali per un ERP ne abbiamo ampiamente parlato in questo articolo.

In questa sede invece, nell’ordine accenneremo ai veri e propri ambiti aziendali nei quali interviene un ERP quali per capire come gestire una azienda attraverso l’utilizzo dei vari software o moduli presenti:

  • Amministrazione
  • Finanza e controllo di gestione
  • Magazzino e logistica
  • Gestione dei punti vendita
  • CRM e forza vendita
  • Customer Service e Assistenza al cliente
  • Produzione
  • Project Management
software erp business cube

Gestione Area Amministrativa

L’area amministrativa, cioè la parte della struttura aziendale incaricata di rilevare, elaborare e gestire le informazioni economiche connesse alle attività aziendali, rappresenta una componente chiave  per qualsiasi impresa. L’amministrazione infatti, non solo documenta e registra ogni movimento contabile aziendale in entrata e in uscita, ma gestisce completamente l’intero processo di contabilità, nel rispetto delle procedure previste e degli adempimenti fiscali e tributari vigenti.

Le operazioni svolte dal comparto amministrativo sono non solo numerose ed estremamente diversificate, ma anche essenziali per il corretto funzionamento dell’azienda.

Un ottimo ERP, il software preposto a tale attività di cui abbiamo ampiamente parlato in questo articolo, permette di assolvere in maniera efficace e precisa tutte le attività amministrative e fiscali di una moderna azienda, fornendo uno strumento gestionale performante dotato di tutte le necessarie funzioni, in grado anche di dialogare in modo integrato con tutte le aree aziendali.

erp situazione amministrativa cliente

Finanza e controllo di gestione

Abbiamo ampiamente parlato del controllo di gestione e dei flussi finanziari in questo articolo, in questo articolo vogliamo solo ricordare alcuni importanti aspetti. Il controllo finanziario dell’azienda è una necessità fondamentale per il corretto funzionamento dell’impresa. Qualsiasi dirigente, per pianificare una strategia aziendale, non può prescindere dalla conoscenza delle reali disponibilità finanziarie, dell’esposizione verso gli istituti di credito, della possibilità o meno di accedere al credito e così via…

La gestione finanziaria è pertanto essenziale e deve essere attuata in stretto collegamento ad altri aspetti quali, la produzione o le risorse umane, le attività che producono flussi di cassa (acquisto di materiali, pagamento delle retribuzioni). Praticamente ogni attività e servizio svolta o acquistata dall’azienda produce e consuma liquidità, generando flussi di cassa in entrata o uscita che vanno previsti, monitorati e gestiti.

Magazzino e logistica

La gestione del magazzino e della logistica costituisce il cuore delle attività di moltissime aziende operanti nei settori più diversi, siano esse aziende di produzione o commerciali.
I software per la gestione del magazzino devono essere in grado di controllare tutti i vari aspetti che caratterizzano questo comparto aziendale: dalla gestione dei magazzini numerici all’ordinamento delle ubicazioni a livelli, dalla gestione della movimentazione di carichi e scarichi alla definizione di articoli con varianti, logiche stagionali o di campionario fino alle logiche di colore/modello/taglia/misura. Altro elemento importante per un software di magazzino è la capacità di gestire gli articoli coinvolti in un ciclo di produzione a fasi, evitando la codifica dei semilavorati intermedi per singole lavorazioni.

Gestione dei punti vendita

E’ normale per una azienda di medie dimensioni avere oltre alla sua sede principale, sia essa attiva nella vendita all’ingrosso o al dettaglio, una serie di punti vendita dislocate in varie zone geografiche.

Ecco che subentra da parte della sede centrale la necessità di dover gestire il flusso dati da e verso le filiali.
Le procedure di vendita al dettaglio o all’ingrosso, caratteristiche dei negozi e dei punti vendita, richiedono un software con particolari funzioni, tipiche delle attività di rati. La capacità di collegarsi con tutti i registratori di cassa, utilizzandole come stampanti fiscali è senz’altro fondamentale, ma le operazioni da controllare sono numerose, come la gestione di vari tipi di documenti (corrispettivi, ddc, ricevute fiscali emesse, fatture immediate, fatture ricevuta fiscale, note di credito, preventivi e così via…). Inoltre si rende necessario avere sempre un flusso dati aggiornato sulle chiusure di cassa con il dettaglio dei movimenti giornalieri e la verifica della disponibilità dei prodotti nei vari punti vendita, per poter procedere nel caso ad un immediato riordino.

Subentrano in aggiunta a queste altre esigenze legate al marketing aziendale inerenti la gestione di operazioni di fidelity o la gestione delle GIFT card. Ecco che subito anche in questo caso appare evidente come il WorkFlow aziendale debba rappresentare una priorità per permettere ad ogni reparto e ad ogni operatore di essere messo nelle condizioni di poter compiere al meglio il proprio compito.

flusso di documenti in un ERP

CRM - Gestione della forza vendita

I CRM integrati nei sistemi ERP, hanno il compito di garantire l’automazione della forza vendita, consentendo la gestione delle trattative commerciali e delle attività correlate. Attraverso il software CRM il personale commerciale deve essere in grado di impostare e monitorare le trattative in corso, emettere offerte commerciali, pianificare e gestire gli appuntamenti, le telefonate, i messaggi e monitorare il calendario degli eventi informando tutte tutte le parti coinvolte nella trattativa, delle modifiche in tempo reale.

Tutte le fasi e la gestione delle azioni sia nelle situazioni di prevendita che di post-vendita devono essere gestite e automatizzate attraverso il CRM per consentire un raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Customer Service e servizio di assistenza

Le imprese che forniscono supporto tecnico e manutenzione su apparecchiature e impianti, si trovano dover gestire molte attività tipiche dei servizi di post vendita, come la gestione dei contratti di manutenzione e quella delle chiamate di assistenza da parte dei clienti. Le aziende che devono svolgere questo tipo di attività necessitano di una parte del software in grado di interfacciarsi con il magazzino, in modo da poter immediatamente valutare la disponibilità di eventuali pezzi di ricambio e materiali o nel caso di mancata disponibilità poter emettere ordini per provvedere al riassortimento delle scorte.

Inoltre l’operatore deve poter controllare l’agenda delle risorse umane disponibili (tecnici) per verificare in tempo reale impegni e disponobilità sul territorio nel caso di interventi poter spostare attraverso la geolocalizzazione eventuali risorse disponibili.

Gestione della produzione

Attività fondamentale di un ERP e comune alla quasi totalità delle aziende è quella inerente la produzione.
In questo caso la gestione della pianificazione, dell’avanzamento e del controllo di produzione, per essere efficace deve tener conto delle differenze che intercorrono tra i differenti sistemi utilizzati nelle aziende: processi produttivi continui (settore alimentare e chimico), produzione a catalogo, produzioni su commessa, produzioni su centri di lavoro. Nel software gestionale per la produzione, le attività di pianificazione della produzione e di approvvigionamento materiali sono fondate sulla logica M.R.P. (Material Requirements Planning).

L’attività del software deve permettere la gestione di uniparo principale di produzione M.P.S. (Master Production Schedule), l’analisi  delle attività delle risorse e la gestione dei centri di lavoro e delle operazioni allo scopo di ottenere il corretto bilanciamento dei carichi di lavoro.

Attività di Project Management

La gestione dei progetti su commessa costituisce un ambito molto importante per la gestione dell’attività di aziende che operano principalmente e tipicamente in settori industriali come la cantieristica civile e meccanica, elettrica e navale, oppure nell’ambito di aziende che forniscono beni e servizi come sviluppo di progetti di marketing, di ricerca o lancio di nuovi prodotti.

Un applicativo ERP per svolgere al meglio la funzione di software di project management  deve consentire di gestire commesse e progetti fornendo all’operatore strumenti utili al controllo e alla verifica degli obiettivi. Inoltre deve consentire un continuo controllo nelle fasi di avanzamento lavori e l’integrazione della gestione delle commesse con quella della gestione della produzione permettendo di rilevare i movimenti accorsi a fronte di un’attività e i movimenti relativi alle operazioni previsionali nel caso di modifica del piano di produzione.

Attività fondamentale di un ERP e comune alla quasi totalità delle aziende è quella inerente la produzione.
In questo caso la gestione della pianificazione, dell’avanzamento e del controllo di produzione, per essere efficace deve tener conto delle differenze che intercorrono tra i differenti sistemi utilizzati nelle aziende: processi produttivi continui (settore alimentare e chimico), produzione a catalogo, produzioni su commessa, produzioni su centri di lavoro. Nel software gestionale per la produzione, le attività di pianificazione della produzione e di approvvigionamento materiali sono fondate sulla logica M.R.P. (Material Requirements Planning).

L’attività del software deve permettere la gestione di uniparo principale di produzione M.P.S. (Master Production Schedule), l’analisi  delle attività delle risorse e la gestione dei centri di lavoro e delle operazioni allo scopo di ottenere il corretto bilanciamento dei carichi di lavoro.

 

Speriamo in questo articolo di aver fornito spunti interessanti sul tema “Come gestire una azienda” rapportando le funzionalità di un ERP rispetto alle esigenze del personale interno.

Team Memores Computer grazie ai suoi 40 anni di esperienza nel mondo dell’informatica e dei gestionali è in grado di pianificare, progettare e fornire le migliori tecnologie per assolvere a tutti questi compiti, grazie anche al rapporto con NTS Informata, azienda leader a livello mondiale nelle soluzioni gestionali ERP. Contattateci per qualsiasi informazione, potremmo ad esempio partire da una analisi delle vostre esigenze per poter fornirvi tutte le risposte che cercate.

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