I software ERP o gestionali sono applicativi indispensabile per gestire le aziende e i flussi informativi dei vari reparti. Approfondiamo cosa sono e quali caratteristiche devono avere per svolgere al meglio la loro funzione.

Cos’è un software Erp

Non facciamo molti giri di parole dicendo subito che un Software ERP è un applicativo gestionale in grado di aiutarti a gestire le attività di una azienda.

ERP (Enterprise Resource Planning) indica un insieme di programmi e moduli software per supportare la gestione informativa di tutte le risorse e aree aziendali in modo integrato. Dal punto di vista tecnico, una delle caratteristiche fondamentali di una suite ERP è il fatto di basarsi su una piattaforma unica e integrata che permette una gestione unificata dei processi aziendali e dei relativi flussi di dati.

Per fornirvi una definizione più dettagliata e un approfondimento alla definizione vi rimandiamo a quella che fornisce wikipedia in materia di Software ERP

Per quanto invece sono le informazioni che possiamo fornirvi, un ERP può avere varie funzionalità e queste possono essere inserite o ampliate a seconda delle specifiche esigenze e a seconda delle caratteristiche del software che sceglierete.

Le funzionalità supportate da un sistema ERP sono tutte quelle richieste per gestire le attività costituenti i processi aziendali, dai quali si originano e ai quali si connettono flussi informativi che possono essere ordinati in cicli di operazioni.

Le funzionalità si dividono principalmente in 4 cicli:

1. Ciclo amministrativo:centrato sui sistemi di rilevazione e sintesi delle transazioni amministrative (general ledger: contabilità generale, clienti, fornitori, tesoreria, consolidamento dei valori, sistemi di analisi della redditività, supporto alle decisioni e sistemi direzionali)

2. Ciclo attivo:attività prevalentemente riferite all’area commerciale (gestione ordini, definizione dei prezzi e listini di vendita, gestione e pianificazione delle vendite, gestione scorte e spedizioni

3. Ciclo passivo:attività connesse alla gestione degli approvvigionamenti (gestione acquisti, gestione magazzino, pianificazione dei fabbisogni di materiali, gestione della qualità, valutazione e gestione della rete dei fornitori)

Cicli di gestione delle risorse:sistemi di gestione delle risorse umane riguardanti le retribuzioni, la pianificazione dei fabbisogni del personale, la gestione dei parametri fisici (presenze, assenze, permessi), i sistemi di gestione delle infrastrutture (manutenzione, gestione progetti interni, procedure di acquisto e gestione beni strumentali)

Grazie alla gestione automatizzata e al controllo di questi 4 cicli l’azienda è in grado di pianificare ogni tipo di attività semplificando l’organizzazione del lavoro e il controllo di ogni fase, agevolando le scelte e gli interventi da eseguire da parte del management aziendale.

Adottare un sistema ERP interno a una azienda non è una scelta semplice, soprattutto in virtù del fatto che tale scelta condizionerà tutta l’organizzazione e la scelte future della stessa.
Quali sono quindi le caratteristiche principali che definiscono un sistema ERP o meglio il migliore sistema ERP?

Un sistema ERP per potersi adattare a pieno alle esigenze di una azienda deve presentare 5 caratteristiche fondamentali, vediamole nello specifico.

Software erp e Unicità dell’informazione.

Si intende con questo termine il fatto che tutte le diverse operazioni ed elaborazioni dei vari moduli del sistema condividono per ciascuna informazione uno e un solo “valore”. Significa ad es. che il “codice cliente” è lo stesso sia che il sistema stia registrando un ordine di vendita, sia che stia emettendo una fattura, o lanciando un lotto in produzione. L’unicità dell’informazione è ottenibile realizzando un unico database centrale, sul quale potranno operare i diversi moduli software.

Software ERP e la Focalizzazione sui processi

I sistemi “dipartimentali” progettati per le specifiche aree funzionali dell’azienda hanno come riferimento il modo con cui funziona un certo ufficio, le procedure utilizzate dai suoi membri, ecc. Questo significa ad esempio che un sistema informativo dedicato all’amministrazione sarà progettato per fornire funzionalità relative ad esempio alla contabilità (archiviazione documenti commerciali e pratiche fiscali, calcoli contabili e di bilancio, ecc.). Implicitamente, la visione dell’azienda è quella di una struttura strettamente funzionale in cui l’efficienza di ciascun ufficio richiede una separazione ben definita di compiti e attività, e quindi anche di dati e informazioni.
Nell’approccio ERP si adotta invece una visione per processi: l’ipotesi è che molte attività critiche in azienda richiedano per il loro svolgimento che siano coinvolgano più uffici. I flussi informativi attraversano quindi trasversalmente l’organizzazione. Il progetto di un sistema ERP è quindi basato sull’identificazione dei processi critici e della loro informatizzazione.

Software ERP: approccio transazionale

Nei sistemi ERP la focalizzazione sui processi che “percorrono” trasversalmente l’organizzazione è un salto importante dal punto di vista organizzativo. Questa prospettiva è talvolta anche denominata “transazionale”: ogni “evento” aziendale significativo (contabile o operativo) genera una “transazione” che viene istantaneamente registrata e ha effetto contestuale su tutte le parti del database dell’ERP coinvolte. Ad es. l’immissione di un nuovo ordine da parte di un cliente innesca un aggiornamento del database in tutte le parti che sono coinvolte da questa attività del processo. In sostanza l’azienda viene vista come un sistema nel quale un evento (come l’inserimento di un ordine) determina un cambiamento di stato che va registrato a livello di tutto il sistema. Per realizzare ciò, il database interno dell’ERP è tipicamente organizzato in forma relazionale con molte (anche migliaia!) di tabelle che devono essere tra loro correlate in modo da registrare opportunamente il cambiamento di stato generato dall’evento. La struttura “logica” dei dati è indipendente dalla struttura “fisica” (ossia dove sono registrati e in che modo): l’importante è che ciascun evento e ciascuna transazione innesca un aggiornamento di TUTTE le tabelle su cui essa ha effetto: ad esempio l’immissione del nuovo ordine diventa UNIVOCAMENTE IDENTIFICATO per tutti gli utenti ERP.

Modularità ed estendibilità di un software ERP

Anche se l’ERP si propone come un sistema unico e centralizzato, la sua implementazione nelle aziende sarebbe molto ardua se non fosse organizzato a moduli. In sostanza, attorno al “cuore” centralizzato del sistema, che contiene in sostanza gli strumenti di base per la gestione del database, sono agganciati diversi moduli ciascuno specializzato in funzionalità o processi specifici. Ciascun modulo interagisce in modo predefinito con il database centrale, ma realizza operazioni diverse in relazione alla specializzazione e ai processi cui è destinato.

Software ERP, prescrittività

L’adozione di un sistema ERP richiede la conformazione delle pratiche aziendali a un modello di processo gestionale preconfigurato. È ciò che che viene definito come prescrittività: si consideri ad esempio l’attività di ricevimento dei materiali ordinati a un fornitore. Si supponga che il sistema ERP, per registrare il ricevimento della merce e stampare le relative documentazioni, attinga a un database dove recupera i dati dell’ordine fatto al fornitore. In tal caso il processo di ricevimento viene prescritto dall’ERP nel senso che ad es. non sarà possibile concludere il ricevimento merce se l’ordine al fornitore non è stato preventivamente e correttamente registrato nel sistema.

Questa prescrittività può essere da un lato utile ma dall’altro può anche essere fonte di problemi.

ERP Prescrittività utile
Utile in quanto i sistemi ERP (specialmente quelli più evoluti) sono stati progettati sulla base di esempi di flussi informativi e processi di grandi aziende “di successo”
Quindi implementare un ERP può essere l’occasione per un’azienda di uniformare le proprie pratiche alle “migliori pratiche” del proprio settore di appartenenza.

ERP problemi legati alla prescrittività
Fonte di problemi in quanto questo adattamento dell’organizzazione alle “best practice” imposte dall’ERP potrebbe non essere facile . Ad esempio ricordiamo come un’azienda automobilistica potrebbe avere difficoltà a gestire le emergenze di produzione imposte da un flusso just in time che richiedono talvolta arrivi urgenti di componenti non ancora formalizzati in termini di ordini.

Risoluzione del problema
Per risolvere il problema i sistemi ERP moderni sono parametrizzati ossia sono progettati in modo da essere configurabili in modo molto articolato agendo su alcuni parametri di configurazione e permettendo un migliore adattamento del sistema alle pratiche imprescindibili della singola azienda.

Il software gestionale ERP che Team Memores offre ai propri clienti rappresenta un filo conduttore univoco nell’evoluzione dell’azienda. E’ estremamente flessibile, caratterizzato da una elevata copertura funzionale estesa a tutte le aree aziendali, progettato per ottenere il massimo controllo e la perfetta integrazione tra i processi, aumentare la produttività e supportare l’impresa in un contesto di mercato sempre più competitivo.

Nei prossimi articoli vi presenteremo le singole caratteristiche del software e come questo, attraverso i suoi singoli moduli può aiutare ogni azienda a gestire tutti i processi aziendali integrando le informazioni  rispettando fin da subito le caratteristiche tipiche ed essenziali di un software ERP come sopra illustrato.