Come ridurre i costi di stampa in azienda.

Accorgimenti e print management per ridurre i costi di stampa.

Esistono vari modi per ridurre i costi di stampa in ogni organizzazione sia questa privata o pubblica. In tal senso molte amministrazioni, in primis le scuole, si stanno adoperando per intervenire in tali processi anche nel rispetto dell’ambiente per eliminare gli impressionanti consumi di carta derivanti da una stampa scriteriata.

Lo sapevi che: il 10% della popolazione mondiale, compresa l’Europa occidentale e il Nord America, è responsabile di oltre la metà del consumo di carta a livello mondiale. Questo è più di sei volte la media mondiale.
Il consumo di carta nella sola Europa è aumentato di sei volte dal 1950. Circa 10.000 fogli di carta vengono utilizzati ogni anno dal vostro impiegato medio nei paesi industrializzati occidentali. Pensate a quanto può incidere questo costo e moltiplicatelo per il numero dei vostri impiegati.

Oltre ai costi sostenuti vi è poi un’altro argomento che tocca la gestione della stampa, e riguarda il rispetto delle normative per il GDPR. Si perchè stampa vuole spesso dire anche informazioni che girano in azienda e che magari vengono dimenticate su qualche scrivania. ma di questo argomento parleremo in un ‘altro articolo, per ora ci limiteremo ad approfondire l’aspetto legato ai costi.

Costi diretti e costi indiretti

La International Data Corporation (IDC) ha pubblicato uno studio che individua i costi di stampa delle aziende. Pensate che la ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 5% del profitto annuo di un’azienda. Ogni azienda sopporta costi dovuti al lavoro dei propri dipendenti e tra questi una voce impressionante è rappresentata appunto dai costipi stampa. Potremmo sostenere che il costo di stampa del personale impiegatizio è un costo “nascosto” al quale si da nell’insieme dell’attività dell’azienda poco peso. A volte può capitare di dare molto più peso ai 5 minuti di pausa in più di un dipendente rispetto a questa tipologia di costi che invece incidono molto di più sull’economia dell’azienda.
I costi diretti sono quelli riconducibili all’utilizzo o ammortamento dei supporti di stampa: stampanti e apparati di stampa, e i costi del materiale di stampa: cartucce, toner, carta/risme, interventi di riparazione

I costi indiretti sono quelli che ricadono in ogni caso sull’attività dell’organizzazione: spazio utilizzato per i dispositivi, tempo utilizzato per la stampa e spostamenti che viene sottratto all’attività dell’azienda e così via…

I 10 segreti che puoi adottare, e un software, per ridurre i costi di stampa.
Ognuno di noi può, con un minimo di attenzione, adoperarsi per ridurre i costi di stampa in azienda adottando alcuni semplici comportamenti:

1. Stampa fronte / retro o due su una pagina: stampa su entrambi i lati della pagina o stampa due pagine su un solo lato (detta anche stampa N su 1). Combina entrambi per stampare quattro pagine su un solo pezzo di carta! Non solo risparmia carta ma impiega più tempo per raggiungere la tua
2. Usa PDF e diventa digitale– Invia documenti commerciali per e-mail in formato PDF anziché stamparli e inviarli via fax / posta. Non è più necessario stampare, firmare e inviare. Utilizzare una firma elettronica e documenti e-mail che richiedono una firma. Mentre ci sei, prendi in considerazione un gateway da FAX a email in modo che i tuoi fax in arrivo arrivino nella tua casella di posta.
3. Usa un diario elettronico– Installa un programma sul tuo laptop o computer e registra tutti gli appuntamenti e le voci del diario elettronicamente. Puoi ad esempio usare Google Calendar e condividere con i tuoi colleghi note e appunatmenti.
4. Invia cartoline elettroniche– Risparmia denaro e salva il pianeta. I saluti personalizzati della stagione possono essere inviati rapidamente e facilmente via e-mail. Risparmia su francobolli, biglietti e buste.
5. Usa una lavagna– Dimentica note adesive e blocchi note. Usa una lavagna bianca per registrare tutte quelle note rapide e temporanee.
6. Appunti elettronici e bollettini– Comunicano elettronicamente in ufficio. Inviti, istruzioni e note importanti possono essere inviati via e-mail o visualizzati quotidianamente su un documento aggiornabile sulla tua intranet.
7. Sii selettivo– Stampa solo ciò che ti serve per stampare. Taglia e incolla le informazioni pertinenti da documenti più lunghi e stampa solo quando e cosa è assolutamente necessario.
8. Prova di lavoro sullo schermo: alcune persone preferiscono stampare i documenti per la correzione perché è difficile e improbabile farlo sullo schermo. Sii gentile con i tuoi occhi e allarga semplicemente il testo temporaneamente mentre provi.
9. Condividi e promuovi la consapevolezza: condividi i documenti che possono servire anche ad altri
   magari creando una versione digitale da condividere ed evita ai tuoi colleghi di stampare lo stesso documento.

• Riciclare, riciclare, riciclare– disporre di contenitori per il riciclaggio in luoghi importanti, in modo che le persone si ricordino di usarli, utilizzare il retro di vecchi documenti come carta straccia, ecc. Guidare con l’esempio e osservare gli altri seguire!

Hai un’altra soluzione prendere in considerazione un software di Print Management e ha come obiettivo la riduzione dei costi di stampa attraverso l’analisi approfondita dei processi di stampa aziendali e l’acquisizione di una maggiore consapevolezza dei consumi (che devono essere ottimizzati) e degli sprechi (che devono essere evitati).

Queste sono pochi accorgimenti per poter ridurre i costi di stampa. Certo adottare il nostro software risolverebbe tutti i tuoi problemi e non hai idea di quanto farebbe risparmiare alla tua azienda.