Ecco come Privacy GDPR e ERP possono “andare a braccetto”.
Come tutti ormai sappiamo l’entrata in vigore dal 25 maggio 2018 del GDPR (General Data Protection Regulation) ha defnito lo standard Europeo per la gestione dei dati personali.
Esiste un modo per semplificare il passaggio alla nuova normativa e agevolarne il rispetto anche successivamente in ogni gestione dei dati? La risposta è si.
Come i sistemi gestionali ERP possono semplificare il passaggio alla normativa
Per semplificare e dare una definizione comprensibile sugli effetti della nuova normativa, l’adozione del GDPR consente di:
uniformare la legislazione sulla privacy e sulla riservatezza delle informazioni in tutti i Paesi dell’Unione, con l’obiettivo di proteggere i dati personali dei cittadini europei acquisiti e utilizzati da aziende, professionisti, enti pubblici e privati.
Privacy GDPR e ERP: perchè sono così vicini tra loro?
Le aziende sono tenute ad adottare sistemi di protezione dei dati adeguati alla nuova normativa, pena importanti sanzioni per i soggetti inadempienti.
In tal senso l’adozione e la prevenzione all’interno dei gestionali ERP di sistemi in grado di anticipare e gestire tale cambiamento diventa fondamentale.
Se vuoi approfondire abbiamo ampiamente parlato dei vantaggi nell’adozione di un Software ERP in questo articolo.
Soprattutto per quanto riguarda i clienti Business i software ERP devono accompagnare il cliente nell’adeguamento al GDPR.
Un sistema ERP, come quello scelto da Team Memores per rispondere alle esigenze dei propri clienti, deve prevedere un percorso, che preveda una serie di soluzioni “By Design” (che rispettano i principi previsti per la protezione dei dati già a partire dal livello di progettazione e sviluppo) e “By Default” (che prevedono l’adozione di configurazioni predefinite).
IN tale ambito la soluzione proposta prevede l’adozione di due specifici moduli: GDPR Base e GDPR Extended. Ecco di seguito le soluzione proposte grazie ai software NTS Informatica:
Gestione password complesse, a scadenza, con obbligo di cambio periodico, reset password, crittografia non decriptabile, verifica tempo di inattività con blocco utente, limite tentativi falliti di login, storico ultime password usate con impossibilità di riutilizzare le più recenti.
Uso esteso dell’autentificazione “trusted” per l’accesso a SQL Server. Comunicazione criptata tra client e server, sul traffico SQL server (Cos’è un Sql Server).
Nuovo sistema di “Configurazione Privacy GDPR” con opzioni per la gestione di password/login di Business e la modifica delle configurazioni esistenti. Il tutto accessibile solo all’amministratore di sistema.
Potenziamento dei controlli sulle attività degli utenti (Log). Il Log registra l’accesso e la disconnessione al sistema Business, l’ingresso e l’uscita dai programmi, la storia delle modifiche e della cancellazione dei dati sui principali programmi, l’inserimento di record nelle tabelle chiave dei dati personali (es.: anagrafiche clienti, fornitori, lead, organizzazione, ecc.).
Funzione irreversibile di “anonimizzazione” dati personali (diritto all’oblio), con mascheramento tramite stringhe dI caratteri speciali, pilotata dall’utente su singoli record o liste di record (es.: in funzione di date scadenza, date di autorizzazione, mancato ricevimento autorizzazione all’utilizzo dei dati, presenza di trattamenti o dati fiscali non più necessari, ecc.).
Data scadenza autorizzazione trattamento dati, data prestazione consenso, data revoca consenso, modalità di acquisizione consenso. Gestione delle “autorizzazione privacy” (es: blocco, revoca, ecc.) sui principali programmi di gestione anagrafiche.
Programma per generare lettere di raccolta del consenso, e per la stampa e invio di informative Privacy, partendo da clienti/fornitori/liste selezionate, con formati lettere modificabili e personalizzabili dal cliente (modello di word).
Esportazione dati personali in file formato testo facilmente leggibile e riutilizzabile
Modalità aggiuntiva di login degli utenti Business integrata con la login del sistema operativo Windows ( modalità “trusted”). Consente di effettuare il lancio di procedure schedulate di Business senza indicare nome utente e password.
Misura di sicurezza per proteggere gli oggetti OLE, allegati mail, e i file contenuti nelle cartelle Documenti di Business/Office, in cartelle con accesso riservato a specifici utenti.
Se vi trovate nella situazione di dover scegliere o cambiare il vostro ERP, considerate tutti gli aspetti, anche quelli legati alla gestione dei dati e alla loro sicurezza nel rispetto delle normative vigenti.
Team Memores Computer grazie ai suoi 40 anni di esperienza nel mondo dell’informatica con la progettazione, gestione e realizzazione di reti informatiche è in grado di fornire le migliori tecnologie per assolvere e risolvere tutte le esigenza in tema di innovazione gestione delle informazioni. Contattateci per qualsiasi informazione, potremmo ad esempio partire da una analisi delle vostre esigenze per poter fornirvi tutte le risposte che cercate.
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